Biuletyn Informacji Publicznej

IOD/3/2019 – Procedura udostępniania informacji publicznej 
w Miejskim Przedsiębiorstwie Gospodarki Mieszkaniowej Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej

 

 

§ 1

Dokumenty powiązane

1. Ustawa z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej.
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
4. Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych.

 

§ 2

Cel przygotowania procedury

Niniejszy dokument został przygotowany w celu określenia sposobu postępowania w zakresie udostępniania osobom zainteresowanych informacji publicznej wytwarzanych w MPGM TBS Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej, a nie zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

§ 3

Kluczowe definicje

1. Informacja publiczna – każda informacja o sprawach publicznych, która znajduje 
   się w dyspozycji Biur MPGM TBS Sp. z o.o. wytworzona lub odnosząca się do faktów 
   i stanów istniejących; dotyczy każdej informacji, która związana jest z działaniem Spółki, wykonujących zadania publiczne, jeśli nie jest chroniona tajemnicą służbową, skarbową, statystyczną bądź przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. Dane osobowe – wszelkie, choćby jednostkowe informacje z zakresu życia prywatnego, publicznego lub gospodarczego, które ze względu na treść pozwalają 
   na ich przypisanie do oznaczonej co do tożsamości osoby (personifikacja informacji).
3. Spółka – MPGM TBS Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej.
4. Wniosek – formularz przeznaczony dla osób żądających udostępnienia informacji publicznej, zawierający adresata, wnioskodawcę, określenie informacji publicznej, oraz sposób przekazania informacji. Wzór wniosku dostępny jest na stronie podmiotowej BIP lub do pobrania w sekretariacie Spółki. Wypełniony wniosek uruchamia postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej.
5. Decyzja – dokument przeznaczony dla wnioskodawcy, kończący postępowanie 
   w sprawie udzielenia informacji publicznej, zawierający oznaczenie Spółki, datę wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie prawne, imiona i nazwiska oraz funkcje osób, które zajęły stanowisko 
   w toku postępowania, oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobro 
   (na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy) odmówiono udostępnienia informacji oraz pouczenie,czy i w jakim trybie, służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej 
   do wydawania decyzji. Decyzja wydawana jest w 2 egzemplarzach. Jeden egzemplarz decyzji otrzymuje strona, drugi trafia do akt.
6. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej – chronologiczne zestawienie wniosków o udostępnienie informacji publicznej wypływających 
   do MPGM TBS Sp. z o.o. zawierających m.in.: dane wnioskodawcy, przedmiot wniosku, data wpływu, sposób załatwienia wniosku. Rejestr prowadzony jest przez Inspektora Ochrony Danych.
7. Nośnik informatyczny – płyta CD/DVD, pamięć przenośna USB lub inny nośnik, 
   na którym umieszczona jest formie elektronicznej treść dokumentu.

 

§ 4

Ogólne zasady udostępniania informacji publicznej w MPGM TBS Sp. z o.o.

1. Każdej zainteresowanej osobie przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej 
   (z wyjątkiem informacji, których udostępnienie podlega ograniczeniu w zakresie 
   i na zasadach, określonych w przepisach o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych).
2. Udostępnieniu podlegają dane dotyczące m.in. zasad funkcjonowania MPGM TBS Sp. z o.o., jego organizacji, formy prawnej, osób zarządzających ich kompetencji, realizowanych zadań, stanu przyjmowanych spraw, trybu i terminów ich rozpatrywania, prowadzonych naborów na wolne stanowiska, treści i postaci dokumentów urzędowych, majątku, prowadzonych rejestrów i archiwów oraz inne informacje powstające w toku pracy Spółki.
3. Udostępnianie informacji publicznej w Miejskim Przedsiębiorstwie Gospodarki Mieszkaniowej Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej odbywa się w następujący sposób:
   • poprzez ogłoszenie informacji publicznej, w tym dokumentów urzędowych 
     w Biuletynie Informacji Publicznej,
   • poprzez wywieszenie informacji w miejscach ogólnie dostępnych, na tablicach ogłoszeń,
   • na wniosek (w odniesieniu do informacji, które nie zostały zamieszone w BIP).
4. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji publicznej (w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim 
   jest to szczególnie istotne, z punktu widzenia interesu publicznego) oraz wglądu 
   do dokumentów urzędowych.
5. Informacja publiczna, która nie została opublikowana w BIP, jest udostępniana 
   na wniosek. Jeśli wnioskowana informacja została opublikowana w BIP wnioskodawcy wskazuje się dokładny adres strony BIP zawierającej żądaną informację publiczną.

 

§ 5

Szczegółowe zasady udostępniania informacji publicznej na wniosek

1. Komórka organizacyjna udostępniająca informację publiczną jest zobowiązana zapewnić możliwość kopiowania informacji, ich wydruku, przesłania (w formie elektronicznej lub tradycyjnej) albo przeniesienia na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informatyczny.
2. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (dniem złożenia wniosku jest data jego wpływu do MPGM TBS Sp. z o.o.). Jeśli z ważnych przyczyn nie ma możliwości dochowania tego terminu, komórka merytoryczna rozpatrująca wniosek informuje wnioskodawcę o powodach opóźnienia i terminie załatwienia sprawy (przesunięcie terminu nie może jednak przekroczyć 2 miesięcy od chwili złożenia wniosku).
3. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury, można złożyć osobiście w sekretariacie Spółki, przesłać 
   w wersji elektronicznej na adres mpgm@mpgm.com.pl lub za pośrednictwem skrytki ePUAP, z tym zastrzeżeniem że wniosek o udostępnienie informacji może zostać złożony również bez zastosowania formularza. Wniosek jest kierowany 
   za pośrednictwem sekretariatu do Zarządu Spółki, który dekretuje go do odpowiedniej komórki merytorycznej właściwej ze względu na przedmiot i zakres złożonego wniosku.
4. Komórka merytoryczna odpowiedzialna za rozpatrzenie sprawy weryfikuje w pierwszej kolejności:
   • czy żądana informacja jest dostępna w Spółce. Jeżeli informacji nie można uzyskać (dotyczy funkcjonowania innej instytucji) – komórka merytoryczna przekazuje stosowną informację wnioskodawcy. 
   • czy informacja podlega ochronie przepisami szczególnymi (czy zawiera dane osobowe). Jeśli informacja podlega ochronie – wszczynane jest postępowanie mające na celu wydanie decyzji o odmownie udostępnienia informacji publicznej.
5. Po ustaleniu powyższych kwestii pracownik odpowiedzialny za rozpatrzenie wniosku sporządza odpowiedź w formie pisemnej lub przygotowuje właściwe materiały 
   i dokumenty, które mogą zostać udostępnione na miejscu (do wglądu) bądź przesłane do wnioskodawcy. Sposób postępowania w tym zakresie określa wniosek 
   o udostępnienie informacji publicznej.
6. Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, chyba że środki technicznej, którymi dysponuje Spółka nie powolną na przekazanie informacji w sposób i w formie, określonych we wniosku.
7. Jeżeli wnioskowana informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób 
   lub w formie, określonej we wniosku pracownik merytoryczny rozpatrujący wniosek, powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja ta może zostać przekazana. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni 
   od powiadomienia, wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji 
   w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu postępowanie o udostępnienie informacji zostaje umorzone.
8. W przypadku, gdy wniosek o udostępnienie informacji publicznej dotyczy umożliwienia wglądu na miejscu w dokumenty, pracownik merytoryczny przygotowuje konieczne materiały oraz kontaktuje się z wnioskodawcą w celu ustalenia terminu 
   i miejsca udostępnienie danych.
9. Po rozpoznaniu sprawy i wystosowaniu odpowiedzi do wnioskodawcy / udostępnieniu dokumentów do wglądu, kopia dokumentacji wytworzonej w toku sprawy, jest przekazywana przez komórkę merytoryczną rozpatrującą wniosek do Inspektora Ochrony Danych w celu uzupełnienia rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej.

 

§ 6

Zakres odpowiedzialności

1. Dyrektorzy biur oraz kierownicy organizują pracę podległych komórek organizacyjnych w sposób gwarantujący udostępnienie informacji publicznej zgodnie 
   z wnioskiem, w szczególności:
   • wyznaczają pracownika odpowiedzialnego za udostępnienie informacji publicznej, a za jego pośrednictwem:
   • zapewniają wgląd do dokumentów;
   • zabezpieczają możliwość kopiowania, wydruku, przesłania 
     lub przeniesienia informacji publicznej na powszechnie stosowany nośnik danych, przy czym przeniesienie danych na nośnik jest możliwe wyłącznie 
     w przypadku zastosowania nośnika, pochodzącego z zasobów MPGM TBS Sp. z o.o.

 

§ 7

Procedura postępowania w przypadku odmowy udostępnienia informacji lub umorzenia postępowania o udostępnienie informacji

1. W sytuacji stwierdzenia, iż żądane dane podlegają ustawowej ochronie wydawana jest decyzja administracyjna o odmowie udostępnienia informacji.
2. Jeżeli zachodzą przesłanki, opisane w § 5 ust. 7 niniejszej procedury postępowanie 
   o udostępnienie informacji publicznej zostaje umorzone na mocy decyzji administracyjnej.
3. Do decyzji, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.
4. Decyzja odmowna w sprawie udostępnienia informacji publicznej wymaga podania uzasadnienia, które powinno także zawierać imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania oraz oznaczenie podmiotów, ze względu 
   na których dobra, wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji.
5. Od decyzji odmownej wnioskodawca może się odwołać. Odwołanie jest rozpatrywane w terminie 14 dni.

 

§ 8

Ustalenia końcowe

1. Jeżeli przedmiotem wniosku jest udostępnienie informacji publicznej zawartej w aktach przechowywanych w archiwum zakładowym, niezbędną dokumentację należy wypożyczyć zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami wewnętrznymi 
   w celu udostępnienia do wglądu zainteresowanemu, skopiowania lub innego przetworzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie znajdują zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej.

 

WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ (PDF)

WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ (DOCX)